Provocarea

Organizația Cercetașelor din Japonia este o organizație națională formată din 47 de consilii locale și aproximativ 40.000 de membre. Aceasta este membră a Asociației Mondiale a Ghidelor și a Cercetașelor, cea mai mare mișcare voluntară dedicată fetelor și tinerelor femei. Organizația cercetașelor sprijină și încurajează fetele și tinerele femei să-și atingă adevăratul potențial, prin intermediul educației nonformale.

Ca organizație națională, Cercetașele din Japonia au avut dificultăți în a menține o comunicare clară între membre. Existând numeroase grupuri și membre de vârste diferite, era nevoie de un sistem intern eficient și sigur, pentru consecvență între grupuri și protejarea informațiilor cu caracter personal despre minori. Fiind o organizație „umbrelă” pentru consiliile locale, fișierele sale conțin informații cu caracter personal despre tinerele din fiecare grup și consiliu, precum și despre adulții care acționează ca lideri. Întrucât locațiile sunt răspândite în toată țara, monitorizarea și evaluarea eficienței activităților este importantă. Liderii de grup și consiliul local trimit rapoarte către organizație cu privire la prezență, frecvența evenimentelor și alte valori de impact, pentru a asigura eficiența organizației. Resursele fiind limitate, era nevoie de o soluție care să poată fi implementată cu ușurință la nivel național, în diferitele locații ale consiliilor locale.

Povestea

În spiritul tipic cercetașelor de a încerca lucruri noi fără teamă, organizația Girl Scouts of Japan a integrat suita de produse Google pentru organizații nonprofit pentru a spori eficiența din numeroasele lor grupuri și consilii locale. Mai întâi, a început să folosească Google Workspace pentru consecvența operațiunilor interne ale consiliilor locale. Folosind formulare încorporate pe site, organizația oferă programe de e-learning prin Formularele Google, pentru membrele Girl Scouts. Programul de e-learning a oferit oportunitatea ca mai multe membre să dobândească noțiuni despre Cercetașe și să dezvolte calități de lider. Deși programul există de peste un secol, Girl Scouts of Japan și-a modernizat munca folosind chestionare în Formulare Google pentru a le ajuta pe tinere să își perfecționeze cunoștințele și abilitățile, adunând insigne de la consiliile locale din țară.

Angajații de la Girl Scouts of Japan au diferite niveluri de cunoștințe tehnice, iar produse precum Formularele și Foile de calcul le permit să transmită cu ușurință informații și să obțină rezumate de date fără a introduce date manual. Fiind o organizație „umbrelă” pentru consiliile locale, Google Workspace îi permite să trimită documente doar utilizatorilor care ar trebui să aibă acces în fiecare filială, pentru mai multă confidențialitate. Întrucât fișierele pot fi trimise acum tuturor consiliilor locale, fiecare grup poate trimite cele mai bune practici, activități de consolidare a echipei și nu numai. Cu Gmail, problemele anterioare privind spamul, programele malware și alte probleme de securitate au fost reduse, grație setărilor de confidențialitate Google. Prin crearea de Site-uri Google, diferite consilii locale și membrele pot accesa informații relevante, precum sesiunile de instruire și manualele pentru liderii de grup. Acest lucru permite actualizările în timp real și transmiterea rapidă a informațiilor între consiliile locale și membrele acceptate de Girl Scouts of Japan.

Pe lângă faptul că produsele Google pentru organizații nonprofit au dus la îmbunătățiri ale operațiunilor interne, organizația cercetașelor din Japonia a folosit recent aceste produse în campanii de sensibilizare și comunicări externe. Cu AdGrants și YouTube, își construiește activ o prezență online pentru a atrage membre noi și a prezenta munca și evenimentele extraordinare care au loc în fiecare locație. Videoclipurile de pe YouTube ilustrează munca depusă pentru a le sprijini pe tinere, inclusiv activități de consolidare a echipei, coruri și tabere de vară locale.

Pentru a transmite informații și, în final, a spori numărul de persoane care participă la evenimente, organizația utilizează Google Maps ca să ajute persoanele care nu sunt membre și sunt interesate să devină cercetașe să găsească ușor evenimente din toată Japonia. În plus, folosește API-urile Google Maps disponibile prin programul Earth Outreach pentru a oferi o imagine globală a impactului pentru membrele actuale și potențialele membre noi. Prin combinarea API-urilor Google Maps cu YouTube, a creat un Tur virtual prin cinci sedii ale Cercetașelor din lume. Acest lucru încurajează o perspectivă globală și le insuflă membrelor un sentiment de apartenență la o comunitate mondială.

Instrumentele Google pentru organizații nonprofit nu doar că păstrează programele Cercetașelor din Japonia organizate și eficiente, ci ajută și la vizualizarea importantei munci depuse pentru a le sprijini și încuraja pe tinere.

Rumiko Meguro, sediul central al Cercetașelor din Japonia, echipa de PR și strângere de fonduri

Impactul

Pentru o organizație mare, de nivel național, eforturile de extindere sunt esențiale pentru a avea succes. Programul de e-learning al organizației, cu un conținut determinat prin Formular Google, a permis instruirea a peste 7.000 de membre în orice domeniu, de la cunoștințe despre cercetașe, la abilități viață. Din punct de vedere financiar, Google Workspace a permis sisteme de securitate de mai bună calitate, care pot fi implementate ușor în mai multe locații.

Folosirea serviciilor Google Workspace a îmbunătățit considerabil eficiența operațională. Anterior, numai unii dintre angajați foloseau parțial produsele Google, dar Google Workspace nu fusese instalat încă în toată organizația. De aceea, a fost nevoie să folosească mai multe conturi de e-mail, lucru care era un potențial risc de securitate. După ce organizația a migrat la Google Workspace, fiecare angajat a avut un singur cont pentru toate nevoile operaționale, pe care îl putea accesa de oriunde, eliminând riscul de pierdere a documentelor angajatului dacă acesta pleca. Google Workspace permite acestei organizații mari să își gestioneze singură utilizatorii, actualizând rapid și eficient informațiile despre personal. Anterior, un angajat responsabil de sistemul tehnologic de informații și comunicare trebuia să solicite modificarea conturilor (de exemplu, atunci când adăuga membri noi sau ștergea contul unui angajat pensionat), adresându-i-se furnizorului extern printr-o foaie de calcul. Acest lucru permite organizației să reducă timpul alocat operațiunilor de bază și să se concentreze asupra eforturilor de extindere a programului, atrăgând mai multe tinere.

Instrumentele Google pentru organizații nonprofit au ajutat la mărirea vizibilității organizației și a eforturilor de a sprijini tinerele în dezvoltarea lor. Anterior, zeci de evenimente erau prezentate sub forma unei liste lungi, pe o pagină de pe site pe care participantele trebuiau s-o parcurgă. Cu Google Maps, organizația a putut să încorporeze o hartă pe site și să o actualizeze cu evenimente în timp real. Fiecare eveniment este codificat prin culoare, după lună sau temă (de exemplu, „Ziua cercetașelor”) pentru a ajuta persoanele interesate de Cercetașe să găsească evenimente locale la care să participe. Prin integrarea evenimentelor pe Google Maps și vizualizarea locației, participarea la evenimente a crescut cu peste 18.000 de afișări pentru informațiile despre evenimente. Membrele potențiale nu mai trebuie să caute cea mai apropiată întâlnire, ci pot să afișeze harta și să găsească o ocazie de a lua legătura unele cu altele.

Permiterea accesului la această importantă muncă depusă și vizualizarea impactului asupra tinerelor este esențială pentru succesul Cercetașelor din Japonia. Ad Grants le-a îmbunătățit prezența online, ducând la peste 3.000 de vizitatori pe site în fiecare lună și o creștere cu 500% a vizitatorilor în doar două luni. Pentru campaniile globale, precum „Stop the Violence”, organizația a creat anunțuri care încurajează egalitatea de gen și protecția împotriva violenței, pentru a crește gradul de conștientizare și acoperirea în media a campaniei din Japonia. În mod similar, canalul său YouTube include un playlist cu Cercetașele cântând „I’ll Think of You”, de Kurt Schneider, ca activitate de consolidare a echipei. Multe consilii și grupuri locale au oferit câte un videoclip: până acum, există 43 de contribuții. Acestea sunt folosite pentru a prezenta exemple de activități ale Cercetașelor și pentru a aduce noi membre potențiale pe site, prin intermediul cardurilor și al adnotărilor. Cu peste 20.000 de vizionări pentru unele videoclipuri, YouTube a fost un factor important în prezentarea muncii depuse pentru a le sprijini pe tinere.

Organizația cercetașelor din Japonia are zeci de programe: de la un program pentru stima de sine, dezvoltat în parteneriat cu WAGGGS și DOVE, la o campanie „Stop the Violence” pentru reducerea violenței împotriva femeilor și la diverse tabere și evenimente în toată țara. Instrumentele Google pentru organizații nonprofit nu doar că păstrează aceste programe organizate și eficiente, ci ajută și la vizualizarea importantei munci depuse pentru a le sprijini și încuraja pe tinere.